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Guillaume Chevreuil, Ets Poirier Chevreuil: iDoc, para la desmaterialización de los documentos entrantes, "¡una solución del futuro!"

Durante los últimos meses, Irium Software ha proporcionado a sus clientes iDoc, un módulo complementario del software de gestión iPro. Su función: la desmaterialización de los documentos entrantes, como por ejemplo las facturas recibidas por correo electrónico, para facilitar su gestión y clasificación. Guillaume Chevreuil, uno de los gerentes de Ets Poirier-Chevreuil, testifica el tiempo ahorrado gracias a este módulo.

 

Irium Software: ¿Cuánto tiempo ha estado utilizando las soluciones de Irium Software?

Guillaume Chevreuil: Somos clientes desde hace 19 años, casi desde el inicio de nuestra actividad. Estamos muy atentos a todas las nuevas tecnologías que ofrece Irium Software y hemos seguido todas las evoluciones. Contamos con iPro, software de gestión comercial, así como con una interfaz específica, Chorus Pro, que nos permite desmaterializar facturas destinadas a la administración pública, en cumplimiento de la normativa vigente. Desde marzo de 2020, hemos instalado iDoc para desmaterializar todos los documentos entrantes, incluidas las facturas.

 

IS: ¿Cómo funciona iDoc?

GC: Una vez que el módulo está instalado, se debe crear una plantilla de factura para cada proveedor, ya sea escaneando un documento o desde un correo electrónico recibido (estando perfectamente configurado). Luego, tan pronto como un proveedor nos envía una factura por correo electrónico, se guarda en su equipo y se integra en iDoc. El software lo reconocerá gracias al script creado previamente, luego lo almacenará en una carpeta asignada y lo clasificará por mes y año. También se puede asociar con la factura informática creada por iPRO en el momento de nuestro pedido.

La operación se puede repetir para albaranes, presupuestos ... las posibilidades son amplias.

IS: ¿Por qué eligió iDoc?

GC: Se trata de anticiparnos al futuro porque, en mi opinión, almacenar documentos y enviar facturas digitalmente son dos prácticas que van a evolucionar. Además, el gobierno está considerando hacer obligatoria la facturación electrónica entre las personas sujetas al IVA, a más tardar en 2025.

Para nosotros, el objetivo es recibir todas las facturas por correo electrónico y no tener más almacenamiento de papel en uno o dos años. Trabajamos en esta dirección con nuestros proveedores, aunque todavía no todos estén preparados. Por el momento, solo procesamos del 10 al 15% de nuestras facturas con iDoc.

La situación de confinamiento que hemos vivido seguramente acelerará las cosas. Ante la ralentización de las actividades de servicios postales y nosotros mismos, a nivel interno, los proveedores se han dado cuenta de que es mejor enviar las facturas por correo electrónico que en papel.

IS: ¿Cuáles son los puntos fuertes de iDoc?

GC: Lo bueno de Irium es que el software es escalable. Los desarrolladores son muy receptivos a nuestros comentarios y realizan mejoras que facilitan nuestro uso diario. Este es el caso de iDoc.

Concretamente, este nuevo módulo limita las impresiones en papel y, por tanto, nos ahorra espacio de almacenamiento y dinero. También ahorra tiempo en la tramitación de las facturas, especialmente con los proveedores que nos las envían todos los días. Un clic es suficiente para procesar varios documentos al mismo tiempo. Actualmente solo gestionamos los de proveedores de repuestos, pero sería posible expandirnos a proveedores generales.

Otra ventaja en términos de gestión, hace más fácil encontrar una factura antigua: todo lo que tienes que hacer es introducir un número de serie o el nombre de una pieza en el historial del software para que genere los documentos asociados. ¡No más búsquedas largas en la sala de archivos!

Esto es solo el comienzo, pero ya estoy convencido de la contribución de iDoc a nuestra organización. Es el futuro. ¡Solo puedo aconsejarle que suba al tren ahora!

Quiero descubrir iDoc

 

Centrarse en la empresa Poirier-chevreuil

 erp Poirier Chevreuil logiciel de gestionDurante 20 años, la empresa Poirier-Chevreuil se ha especializado en la distribución de repuestos para agricultura, obras públicas, industria y fabricación de mangueras hidráulicas e industriales. Ubicada en Changé (53), cerca de Laval, encuentra a sus clientes principalmente en Mayenne y los departamentos vecinos, en particular Sarthe. Hasta la fecha, 14 personas están al servicio de los clientes: 4 comerciales agrícolas, 2 comerciales industriales, 3 tenderos, 2 técnicos, 1 secretaria y los dos socios, Alain Poirier y Guillaume Chevreuil.

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