Guía : Realizar un inventario con éxito
El inventario es una técnica de censo y de verificación física del conjunto de bienes adquiridos por una empresa en un momento dado. Es como una captura instantánea de acciones en un momento preciso.
¿ Porque realizar un inventario ?
La implementación de un inventario presenta 2 mayores cuestiones. En primer lugar, es una obligación legal en España : las empresas están obligadas por ley de declarar sus bienes en las cuentas anuales para establecer la situación financiera de la empresa. Además, el inventario tiene una parte crucial en la gestión eficaz de las finanzas de la empresas, minimizando los gastos innecesarios en relación con un exceso de almacenamiento o un agotamiento de existencias. En resumen, el inventario es una obligación legál tanto como una herramienta estratégica para garantizar una gestión óptima de los recursos de la empresas.
Más allá del aspecto legal, el inventario le ayuda a controlar la tesorería de su empresa.
Un inventario preciso permite de controlar las existencias, evitar agotamientos, o al contrario, demasiadas cantidades en exceso para algunas referencias. De este modo, es posible precisamente identificar las piezas con baja rotación y tomar medidas para mejorar la rotación y minimizar las amortizaciones de existencias. Así podrá optimizar las compras, reducir los costes de almacenamiento y maximizar las ventas evitando la falta de existencias.
El arte de gestionar las existencias consiste en disponer de la cantidad adecuada para satisfacer la demanda de los clientes y evitar gastar dinero en bienes que pierden valor con el tiempo.
¿Cuales son las consequencias cuando no se hacen suficientes inventarios?
Agotamiento incontrolado de existencias
Cuando no se hace inventarios o pocos la consequencia directa es que obtenemos una información errónea de la disponibilidad de una referencia recibida en su software de gestión.
Así, cuando necesita una pieza que aparece en el ordenador pero no existe fisicamente, varias consequencias directas que se producen :
- Su cliente no está satisfecho, por qué no le han entregado
- Pierde una oportunidad de venta
- Realiza un pedido de emergencia, que suele comprarse a un precio mucho más alto de lo normal
- La parte "que falta" es una pérdida irrecuperable de eficiencia : puede haberse consumido sin facturarse, ofertarse o incluso marcarse a la baja.
Overstock
Por el contrario, el exceso de existencias tampoco es una situación ideal. Tener demasiadas existencias puede tener las siguientes repercusiones :
- El exceso de existencias ocupa espacio que no estará disponible para otras referencias
- Inmovilizado financiero: este stock representa un importe que no se puede movilizar para invertir o para hacer frente a las necesidades de la empresa.
- Alto riesgo de tener que anotar el valor de las piezas de baja rotación
Entonces, ¿cuáles son las reglas para que un inventario tenga éxito?
Evite las trampas
Elegir el momento equivocado
Recuento inexacto
Los errores durante el recuento pueden dar lugar a datos incorrectos sobre las existencias. Es crucial contar con precisión, no omitir nada y registrar las cantidades correctamente para evitar incoherencias.
Descuidar la verificación
Omitir la fase de verificación tras el recuento puede dejar errores sin corregir en las existencias. Es importante comparar los datos contados con los registros existentes en su software de gestión de existencias para corregir cualquier discrepancia.
1. Establezca objetivos para su(s) inventario(s)
Debe tener una visión clara de por qué es necesario hacer inventario en su empresa. Estos objetivos pueden ser, por ejemplo, cumplir la ley, optimizar las operaciones diarias o ajustar las existencias para optimizar las finanzas de su empresa. Cuanto más claros y precisos sean sus objetivos, más fácil será movilizar al personal y concienciarlo de la importancia de esta tarea.
2. Frecuencia de inventario y método de recuento
Seleccione un método de inventario que se adapte a su estructura y a sus necesidades. Puede elegir entre varios métodos de recuento.
3. Encontrar el momento adecuado
Se trata de planificar el inventario en un momento estratégico. El objetivo es minimizar los trastornos en los movimientos diarios de existencias. Es importante evitar los periodos punta.
4. Las personas adecuadas para el inventario
Identifique a las personas responsables de realizar el inventario y asigne los recursos necesarios, incluido personal formado. Si las personas implicadas son nuevas en el ejercicio, puede planificar sesiones de formación para aclarar el procedimiento a seguir, compartir su visión de los objetivos de esta tarea y formarlas en las herramientas.
5. Herramientas esenciales
Hoy en día, realizar el inventario en papel es un proceso que lleva mucho tiempo. Puede ahorrar tiempo y dinero digitalizando sus procesos de inventario.
Es importante asegurarse de que sus herramientas de recuento están debidamente preparadas. Por ejemplo: preparar las listas de artículos que se van a contar, las hojas de recuento, actualizar los códigos de barras, los escáneres y las etiquetas de identificación. Existen herramientas que le ayudarán a gestionar sus inventarios.
6. Actualización de las existencias y tratamiento de las discrepancias
Conviene establecer un procedimiento para comparar los registros existentes con el recuento real, y definir cómo tratar las discrepancias entre las existencias físicas y los datos registrados.
Para completar el inventario, es esencial actualizar las cantidades de existencias para que los registros contables reflejen la realidad de las mismas.
Las herramientas esenciales para realizar un inventario
IRIUM SOFTWARE le permite facilitar la realización de sus inventarios y disponer de información precisa en su software de gestión. Con el terminal portátil, todo lo que tiene que hacer es escanear el código de barras del artículo que desea contar e introducir la cantidad. Cualquier discrepancia o actualización de las cantidades se transfiere al sistema ERP, de modo que los datos están actualizados y no se producen entradas dobles.
En resumen, el recuento de existencias es un proceso fundamental para cualquier empresa, con el fin de gestionar las finanzas de forma eficaz y evitar errores costosos. Siguiendo un procedimiento bien definido y utilizando las herramientas adecuadas, podrá realizar inventarios precisos que beneficien a su empresa.
¿Qué futuro tienen los inventarios de inteligencia artificial?
El responsable de su tienda podría contar con la ayuda de una solución de gestión de existencias que utilice algoritmos para sugerir qué artículos contar en función de la facturación de las últimas semanas.
O la integración de la inteligencia artificial podría ir aún más lejos, ofreciendo la posibilidad de contar automáticamente las cantidades presentes en estanterías o estantes. Mediante cámaras, sensores o tecnologías de reconocimiento de imágenes, la inteligencia artificial podría escanear y analizar las existencias físicas, contando los productos y actualizando los niveles de existencias en el sistema, todo ello sin intervención manual.
Para saber más sobre los métodos de recuento
Este método consiste en contar regularmente una parte del inventario en ciclos definidos (por ejemplo, semanal, mensual o trimestralmente) sin detener las operaciones.
Este método consiste en clasificar los artículos en función de su valor relativo o importancia para la empresa.
Por ejemplo, los artículos se clasifican en tres categorías: A, B y C según las prioridades de la empresa. O por frecuencia de rotación; en función del valor de los artículos.
En este método, los elementos que deben contarse se eligen al azar, sin ningún criterio específico.
Este enfoque consiste en dividir las instalaciones de almacenamiento en zonas específicas y asignar a cada equipo un área definida para realizar el recuento. Cada equipo es responsable de contar con precisión todos los artículos de su zona asignada. Este método es práctico para empresas con grandes almacenes o existencias repartidas por varias zonas geográficas.
A diferencia del recuento cíclico, el recuento global consiste en contar todas las existencias a la vez.
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